Termini e Condizioni di Utilizzo del Servizio AI Conversazionale

Versione 1.1 — In vigore dal 10 agosto 2026

I presenti Termini e Condizioni (di seguito i "Termini") disciplinano l'accesso e l'utilizzo del servizio software erogato in modalità SaaS denominato Agenti Vocali By Facile Automatizzare (di seguito il "Servizio"), fornito da Serial srl, con sede legale in Roma, Via Gualtiero Serafino n. 20, C.F./P.IVA 18246331005 (di seguito il "Fornitore").

"Agenti Vocali By Facile Automatizzare" è il marchio con cui il Fornitore immette il Servizio sul mercato e sotto il quale il Servizio è reso disponibile all'Utente. Il Fornitore è pertanto fornitore del sistema di IA ai sensi dell'art. 3, par. 3, del Regolamento (UE) 2024/1689, come precisato al comma 9-bis.1.

L'utente che si registra e attiva il Servizio (di seguito l'"Utente" o il "Cliente") è identificato dai dati anagrafici e di fatturazione forniti in fase di registrazione e gestione dell'account tramite la Dashboard del Servizio. Il Servizio è destinato esclusivamente a soggetti che agiscono nell'esercizio della propria attività imprenditoriale, commerciale, artigianale o professionale (clienti business). Il Servizio non è destinato a consumatori ai sensi dell'art. 3 del D.Lgs. 206/2005; spuntando la casella di accettazione l'Utente dichiara di non agire in qualità di consumatore.

Accettazione. Spuntando l'apposita casella in fase di registrazione o attivazione, l'Utente dichiara di aver letto, compreso e accettato integralmente i presenti Termini e l'Allegato A — Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA), che ne costituisce parte integrante ed è riprodotto di seguito al presente testo. I Termini e l'Allegato A costituiscono un accordo vincolante tra l'Utente e il Fornitore. Qualora l'Utente agisca in nome e per conto di una persona giuridica, dichiara di avere i poteri necessari a vincolarla. In assenza di accettazione non è possibile attivare e utilizzare il Servizio.

1. Oggetto del Contratto

1.1 I presenti Termini disciplinano la fornitura, da parte del Fornitore all'Utente, di un servizio software erogato in modalità SaaS (Software as a Service) denominato "Agenti Vocali By Facile Automatizzare", consistente in una piattaforma di agenti AI conversazionali basata su tecnologie di intelligenza artificiale, automazione conversazionale e gestione avanzata delle interazioni con utenti e clienti finali. Il singolo agente configurato dall'Utente all'interno della piattaforma è di seguito denominato "Agente AI".

1.2 Il Servizio ha come oggetto principale la concessione in uso di una piattaforma software finalizzata a:

• assimilare, elaborare e utilizzare la knowledge e i contenuti forniti dall'Utente;
• gestire e automatizzare conversazioni vocali e testuali tramite agenti AI configurabili; rispondere a richieste informative, fissare appuntamenti, qualificare contatti e supportare processi operativi e commerciali dell'Utente;
• fornire funzionalità di chatbot, agenti vocali AI, flussi conversazionali, regole decisionali e routing intelligente;
• generare reportistica, log, trascrizioni, analisi e metriche di utilizzo tramite apposita Dashboard.

1.3 Il Servizio è fornito come soluzione software integrata, comprensiva di configurazione, personalizzazione e accesso alla piattaforma, secondo i requisiti tecnico-funzionali definiti dall'Utente tramite la Dashboard e le procedure di configurazione self-service rese disponibili dal Fornitore.

1.4 L'eventuale utilizzo del canale vocale telefonico costituisce modalità tecnica accessoria e strumentale all'erogazione del Servizio software e non rappresenta in alcun modo l'oggetto principale dei presenti Termini, che rimane la fornitura di un servizio SaaS di intelligenza artificiale conversazionale.

2. Componenti Tecniche Accessorie e Canali di Comunicazione

2.1 Il Servizio può essere fruito attraverso diversi canali conversazionali, inclusi, a titolo esemplificativo e non esaustivo, canali testuali e vocali, in funzione delle esigenze operative dell'Utente e delle configurazioni selezionate.

2.2 Qualora previsto dalle configurazioni attivate dall'Utente, il Fornitore potrà attivare o rendere disponibili componenti tecniche accessorie, quali numerazioni telefoniche, connettività o integrazioni con infrastrutture di telecomunicazione di terzi, esclusivamente in quanto strumenti funzionali all'utilizzo del Servizio software.

2.3 Tali componenti accessorie:

• non costituiscono servizi di telecomunicazione autonomi;
• non sono cedute come linee telefoniche in senso proprio;
• sono fornite unicamente per consentire il corretto funzionamento delle funzionalità vocali dell'Agente AI.

2.4 Ove tecnicamente possibile, le numerazioni potranno essere intestate all'Utente; in alternativa, potranno essere messe a disposizione dal Fornitore per la durata del rapporto. Alla cessazione del rapporto, le componenti accessorie eventualmente fornite cesseranno automaticamente, senza che ciò comporti alcun diritto di portabilità o continuità del servizio telefonico in capo all'Utente.

3. Requisiti, Dati e Materiali dell'Utente

3.1 L'Utente fornirà, sia all'inizio che durante tutta la durata del rapporto, al Fornitore tutti i contenuti, file, dati, manuali, policy, FAQ e materiali necessari per addestrare e configurare l'Agente AI, garantendone la liceità, la correttezza, l'aggiornamento e l'assenza di diritti di terzi preclusivi dell'uso pattuito.

3.2 L'Utente è esclusivo responsabile della veridicità, accuratezza e completezza dei contenuti forniti e del loro aggiornamento periodico. Il Fornitore non risponde di errori, inesattezze o mancati aggiornamenti riconducibili a tali contenuti.

3.3 L'Utente dichiara di possedere tutti i diritti e le autorizzazioni sui materiali forniti e manleva il Fornitore da qualsiasi pretesa di terzi relativa a violazioni di diritti di proprietà intellettuale, riservatezza o normativa applicabile.

4. Configurazione e Attivazione del Servizio

4.1 L'Utente configura il Servizio in autonomia tramite la Dashboard e le procedure di onboarding self-service rese disponibili dal Fornitore, definendo i parametri operativi e tecnico-funzionali del proprio Agente AI. L'accesso operativo è reso disponibile a seguito del completamento della registrazione, dell'accettazione dei presenti Termini e dell'Allegato A e della sottoscrizione di un piano di abbonamento — eventualmente nella forma del periodo di prova gratuito — secondo quanto previsto all'art. 5.

4.2 La configurazione tecnica del Servizio — ivi inclusi, a titolo esemplificativo, l'identità del brand, i canali attivi, la knowledge base, le regole conversazionali, le regole di routing ed escalation, le integrazioni con calendari o sistemi di terzi e i referenti operativi — è definita e aggiornabile dall'Utente tramite la Dashboard, senza necessità di moduli cartacei. Resta inteso che il Fornitore non è tenuto a verificare nel merito le configurazioni impostate dall'Utente.

5. Piani di Abbonamento, Corrispettivi, Natura del Servizio e Fatturazione

5.1 (Struttura dell'offerta). Il Servizio è fornito in abbonamento. In fase di attivazione l'Utente sceglie uno dei piani resi disponibili dal Fornitore e può modificarlo in corso di rapporto tramite la Dashboard. Ciascun piano è definito da:

• a) un canone periodico dovuto per ciascun periodo di fatturazione;
• b) un monte minuti di conversazione incluso nel canone per ciascun periodo di fatturazione;
• c) un numero massimo di Agenti AI configurabili;
• d) un prezzo unitario al minuto per il consumo eccedente il monte minuti incluso;
• e) il livello di supporto applicabile.

5.2 (Listino). Gli importi del canone, l'entità del monte minuti incluso, il numero massimo di Agenti AI, il prezzo unitario dei minuti eccedenti e la durata del periodo di fatturazione di ciascun piano sono quelli del listino vigente, consultabile nella Dashboard del Servizio, applicabile al momento dell'attivazione, del cambio di piano e di ciascun rinnovo. Le variazioni di listino sono comunicate e producono effetto secondo l'art. 16.

5.3 (Minuti inclusi e limite di Agenti AI). Il monte minuti incluso si riferisce al singolo periodo di fatturazione: non è cumulabile con i periodi successivi, non è rimborsabile e non è convertibile in denaro. Il numero massimo di Agenti AI costituisce un limite del piano prescelto; il suo superamento richiede il passaggio a un piano che lo consenta.

5.4 (Periodo di prova gratuito). Ove previsto dal piano, l'attivazione può essere preceduta da un periodo di prova gratuito, della durata di 7 (sette) giorni e con un tetto massimo di 30 (trenta) minuti di conversazione. Il periodo di prova è utilizzabile una sola volta per Cliente e non è ripetibile, neppure mediante la registrazione di un nuovo account riferibile al medesimo soggetto. Il periodo di prova cessa al primo verificarsi tra la scadenza del termine e l'esaurimento del tetto di minuti. Alla cessazione del periodo di prova, e salvo disdetta comunicata dall'Utente tramite la Dashboard prima di tale momento, il rapporto prosegue automaticamente a titolo oneroso secondo il piano prescelto, con addebito del primo canone.

5.5 (Composizione dei corrispettivi). I corrispettivi possono comprendere, a seconda del piano selezionato:

• a) il canone periodico del piano di abbonamento;
• b) il corrispettivo a consumo per i minuti eccedenti il monte minuti incluso, addebitato sul Credito secondo l'art. 6;
• c) eventuali corrispettivi una tantum per attività di onboarding, setup, configurazione e personalizzazione della piattaforma software;
• d) eventuali costi riferibili a componenti tecniche accessorie o a servizi di terzi (quali numerazioni, connettività o API), espressamente qualificati come accessori, non prevalenti e strumentali rispetto al Servizio principale.

5.6 (Natura del rapporto). I corrispettivi si riferiscono in via principale alla concessione in uso del software e ai servizi digitali di intelligenza artificiale, e non alla fornitura di traffico telefonico o servizi di telecomunicazione in senso proprio. In fattura, il Servizio sarà indicato come "Canone/Utilizzo Servizio SaaS di agenti AI conversazionali", con eventuale separata evidenziazione delle componenti accessorie, ove presenti.

5.7 Resta inteso che i servizi accessori di natura tecnica o di terzi non alterano la qualificazione giuridica ed economica del rapporto, che rimane un contratto di fornitura di servizi software e digitali ad alto contenuto tecnologico.

6. Credito Prepagato, Pagamenti e Ricarica Automatica

6.1 I corrispettivi a consumo — in particolare i minuti eccedenti il monte minuti incluso nel piano ai sensi dell'art. 5.5, lett. b) — sono addebitati su un credito prepagato (il "Credito"), acquistato anticipatamente dall'Utente e utilizzabile esclusivamente per la fruizione delle funzionalità del Servizio. Il canone periodico del piano di abbonamento è invece addebitato direttamente sul metodo di pagamento registrato e non è prelevato dal Credito.

6.2 In fase di attivazione del Servizio, l'Utente autorizza espressamente il Fornitore a effettuare l'addebito automatico, tramite piattaforma Stripe, del canone del piano prescelto a ciascuna scadenza periodica e, ove previsto, dell'acquisto di un credito iniziale, secondo gli importi e le modalità indicate nella Dashboard del Servizio. L'Utente può in ogni momento modificare o disattivare l'autorizzazione all'addebito automatico tramite la Dashboard, fermo l'obbligo di pagamento dei corrispettivi maturati.

6.3 Il Credito acquistato:

• è espresso in valore monetario;
• viene scalato automaticamente in base all'effettivo utilizzo delle funzionalità dell'Agente AI;
• non è trasferibile, né rimborsabile, né convertibile in denaro;
• non ha scadenza durante la vigenza del rapporto, salvo diversa indicazione concordata tra le Parti.

6.4 Al raggiungimento di una soglia minima di credito residuo, predeterminata dall'Utente o stabilita dal Fornitore, l'Utente autorizza sin d'ora la ricarica automatica del Credito, mediante addebito sul metodo di pagamento registrato sulla piattaforma Stripe, per un importo di ricarica prestabilito.

6.5 La ricarica automatica del Credito ha lo scopo di garantire la continuità operativa del Servizio. In caso di mancato buon esito dell'addebito automatico, il Fornitore si riserva la facoltà di sospendere temporaneamente l'erogazione del Servizio fino alla regolarizzazione del pagamento.

6.6 L'Utente potrà in ogni momento, tramite la Dashboard del Servizio: monitorare il saldo del Credito disponibile; consultare il dettaglio dei consumi; visualizzare lo storico delle ricariche; gestire la soglia di ricarica e il metodo di pagamento.

6.7 Il Fornitore emetterà fattura in relazione agli importi effettivamente addebitati, secondo le modalità e le tempistiche previste dalla normativa fiscale applicabile.

7. Livelli di Servizio e Manutenzione

7.1 Il Fornitore erogherà il Servizio in conformità a livelli di servizio ragionevoli e professionali, tenuto conto della natura evolutiva delle tecnologie di intelligenza artificiale. Il Fornitore persegue un livello obiettivo di disponibilità del Servizio (uptime) pari al 99,5%, calcolato su ciascun mese solare e riferito alla disponibilità delle funzionalità della piattaforma. Dal calcolo sono esclusi i periodi di manutenzione programmata comunicati ai sensi dell'art. 7.2, le cause di forza maggiore e i malfunzionamenti imputabili agli Strumenti di Terzi o ad altri fattori non riconducibili al Fornitore.

7.2 Il Fornitore potrà programmare finestre di manutenzione ordinaria, dandone preavviso ove ragionevolmente possibile. In caso di manutenzione urgente per ragioni di sicurezza o stabilità, il Fornitore potrà intervenire senza preavviso, informando l'Utente nel più breve tempo possibile.

8. Uso di Strumenti e Servizi di Terzi

8.1 Il Servizio potrà dipendere, in tutto o in parte, da strumenti, piattaforme, API, modelli AI, servizi vocali/telecom, cloud o altri servizi di terze parti (gli "Strumenti di Terzi").

8.2 Il Fornitore, pur selezionando Strumenti di Terzi di primaria qualità con elevati standard di funzionamento, non può garantire la disponibilità, la continuità o la piena funzionalità degli Strumenti di Terzi e conseguentemente non risponde per malfunzionamenti, interruzioni, limitazioni o modifiche degli stessi quando non siano dipendenti dalla propria condotta. Il Fornitore, per quanto di propria competenza, si adopererà ragionevolmente per mitigare gli effetti sul Servizio.

8.3 Eventuali variazioni di costi e condizioni imposte dai terzi fornitori potranno riflettersi sui corrispettivi; in tal caso il Fornitore informerà l'Utente con congruo preavviso, ferma la facoltà dell'Utente di recedere secondo l'art. 15.

9. Limitazioni d'Uso e Responsabilità dell'Utente

9.1 L'Utente si impegna a utilizzare il Servizio nel rispetto delle leggi applicabili, incluse quelle in materia di telecomunicazioni, protezione dei consumatori, concorrenza, proprietà intellettuale e protezione dei dati personali.

9.2 È vietato utilizzare il Servizio per finalità illecite, abusive, fraudolente, ingannevoli, discriminatorie o che possano arrecare danno a terzi o alla reputazione del Fornitore.

9.3 L'Utente è responsabile della configurazione di business rules, prompt, flussi, rubriche e calendari, nonché della supervisione umana dove necessario per casi critici o decisioni ad alto impatto. L'Utente si impegna a informare gli utenti finali, in modo chiaro e tempestivo, che stanno interagendo con un sistema di intelligenza artificiale, ove richiesto dalla normativa applicabile, ivi incluso il Reg. UE 2024/1689 (AI Act). L'Utente non utilizzerà il Servizio per finalità vietate o ad alto rischio ai sensi della normativa applicabile senza adottare le misure e le garanzie prescritte, e manterrà un adeguato presidio di supervisione umana per le decisioni suscettibili di produrre effetti giuridici o significativi sugli utenti finali. L'Utente prende atto che gli output dell'Agente AI possono contenere inesattezze e si impegna a non farvi esclusivo affidamento per decisioni critiche.

9-bis. Conformità al Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act)

9-bis.1 (Qualificazione dei ruoli). Ai fini del Regolamento (UE) 2024/1689 ("AI Act"), il Fornitore agisce quale fornitore del sistema di IA ai sensi dell'art. 3, par. 3, e l'Utente agisce quale deployer ai sensi dell'art. 3, par. 4, utilizzando il Servizio sotto la propria autorità nell'ambito della propria attività professionale. Ciascuna Parte adempie agli obblighi che il Regolamento pone a carico del proprio ruolo.

9-bis.2 (Informativa sull'interazione con un sistema di IA). Il Fornitore, in adempimento dell'art. 50, par. 1, dell'AI Act, progetta ed eroga il Servizio in modo che le persone fisiche che interagiscono con l'Agente AI siano informate, in maniera chiara e distinguibile e al più tardi al momento della prima interazione, di stare interagendo con un sistema di intelligenza artificiale. Tale informativa è una componente non disattivabile del Servizio.

Il Fornitore mette a disposizione dell'Utente, nella Dashboard, un insieme chiuso di opzioni per personalizzarne la formulazione: il saluto iniziale, la formulazione della qualifica tra quelle predisposte dal Fornitore, il nome pronunciato dall'Agente AI e la denominazione dell'Utente da pronunciare. Resta in ogni caso immutabile la parte che dichiara la natura di sistema di intelligenza artificiale, che non è redigibile dall'Utente in forma libera. Negli Agenti AI configurati per chiamate in uscita l'informativa nomina in ogni caso l'Utente per conto del quale la chiamata è effettuata.

È fatto espresso divieto all'Utente di disattivare, sopprimere, alterare, ritardare o aggirare l'informativa con qualsiasi mezzo diverso dalle opzioni predisposte dal Fornitore, ivi incluse le istruzioni impartite all'Agente AI tramite prompt, flussi conversazionali o knowledge base, nonché di configurare l'Agente AI in modo che neghi la propria natura di sistema di intelligenza artificiale o si dichiari una persona fisica. Il Fornitore si riserva la facoltà di rifiutare o rimuovere le configurazioni che violino il presente comma.

9-bis.3 (Marcatura dei contenuti sintetici). Gli output vocali dell'Agente AI costituiscono contenuti audio sintetici ai sensi dell'art. 50, par. 2, dell'AI Act. Il Fornitore adotta le misure di marcatura tecnicamente possibili, tenendo conto delle specificità del canale telefonico, dei costi di attuazione e dello stato dell'arte generalmente riconosciuto, e documenta le valutazioni tecniche compiute, entro i termini previsti dall'art. 111, par. 4. È vietato all'Utente rimuovere, alterare o rendere inefficaci le marcature eventualmente applicate.

9-bis.4 (Pratiche vietate). È vietato all'Utente utilizzare il Servizio per le pratiche di cui all'art. 5 dell'AI Act e, in particolare e a titolo non esaustivo:

• a) configurare l'Agente AI affinché si presenti come una persona fisica o neghi la propria natura di sistema di intelligenza artificiale;
• b) impiegare tecniche volutamente manipolative o ingannevoli idonee a distorcere materialmente il comportamento dell'interlocutore;
• c) rivolgere campagne a persone selezionate in ragione dell'età, di una disabilità o di una specifica situazione sociale o economica in modo da sfruttarne le vulnerabilità;
• d) impiegare il Servizio per inferire le emozioni di persone fisiche nell'ambito del luogo di lavoro.

9-bis.5 (Casi d'uso ad alto rischio). L'Utente si obbliga a non utilizzare il Servizio per le finalità di cui all'allegato III dell'AI Act e, in particolare, per la selezione o lo screening di candidati, la valutazione o il monitoraggio dei lavoratori, la valutazione del merito creditizio o dell'affidabilità creditizia, la valutazione dei rischi e la determinazione dei prezzi in materia di assicurazioni sulla vita e sanitarie, nonché il triage o la determinazione dell'accesso a servizi di assistenza sanitaria d'urgenza e ad altri servizi essenziali. L'apertura di tali casi d'uso è subordinata a un percorso di conformità dedicato e a un accordo scritto separato.

9-bis.6 (Divieto di trasformazione in sistema ad alto rischio). Il Fornitore specifica espressamente, ai sensi e per gli effetti dell'art. 25, par. 2, ultimo periodo, dell'AI Act, che il Servizio non deve essere trasformato in un sistema di IA ad alto rischio e non è progettato, documentato né valutato per tale impiego. Conseguentemente il Fornitore non è soggetto all'obbligo di consegna della documentazione ivi previsto.

9-bis.7 (Responsabilità lungo la catena del valore). L'Utente prende atto che, ai sensi dell'art. 25, par. 1, dell'AI Act, qualora apponga il proprio nome o marchio sul sistema, ne apporti una modifica sostanziale, ovvero ne modifichi la finalità prevista in modo tale che il sistema divenga ad alto rischio ai sensi dell'art. 6, egli è considerato fornitore del sistema di IA e assume integralmente gli obblighi corrispondenti, ivi inclusi quelli di cui all'art. 16. In tal caso l'Utente manleva e tiene indenne il Fornitore da ogni conseguenza pregiudizievole.

9-bis.8 (Alfabetizzazione in materia di IA). Ai sensi dell'art. 4 dell'AI Act, l'Utente adotta misure volte a sostenere lo sviluppo di un livello sufficiente di alfabetizzazione in materia di IA del proprio personale e di chiunque si occupi del funzionamento e dell'utilizzo del Servizio per suo conto. Il Fornitore mette a disposizione materiale informativo sul funzionamento e sui limiti del Servizio.

9-bis.9 (Obblighi dell'Utente quale deployer). In qualità di deployer, e fermo quanto previsto all'art. 9, l'Utente:

• a) utilizza il Servizio conformemente alle istruzioni e alla documentazione d'uso rese disponibili dal Fornitore;
• b) mantiene un presidio di sorveglianza umana proporzionato al caso d'uso, in particolare per le decisioni suscettibili di produrre effetti giuridici o significativi sugli interessati;
• c) assicura che gli interlocutori possano chiedere e ottenere l'interazione con una persona fisica, ove la configurazione lo preveda;
• d) adempie agli obblighi informativi e di raccolta del consenso verso gli interessati, nonché alla disciplina applicabile alle comunicazioni commerciali e, per le campagne dirette a numerazioni italiane, alla verifica presso il Registro Pubblico delle Opposizioni.

9-bis.10 (Normativa italiana). L'Utente prende atto che l'ordinamento italiano, con la legge 132/2025, prevede ulteriori obblighi, tra cui la dichiarazione dell'utilizzo di sistemi di intelligenza artificiale nell'ambito delle prestazioni professionali e l'informazione ai lavoratori sull'impiego di sistemi di IA nella gestione del rapporto di lavoro, e che la vigilanza e il potere sanzionatorio sono attribuiti all'Agenzia per la cybersicurezza nazionale (ACN) e all'Agenzia per l'Italia digitale (AgID) secondo le rispettive competenze.

9-bis.11 (Sospensione e manleva). La violazione del presente articolo costituisce grave inadempimento e legittima il Fornitore a sospendere immediatamente il Servizio ai sensi dell'art. 15.5, anche senza preavviso ove la violazione riguardi il comma 9-bis.4. L'Utente manleva e tiene indenne il Fornitore da ogni sanzione, pretesa, danno, costo e spesa, comprese quelle di cui all'art. 99 dell'AI Act, derivanti dall'utilizzo del Servizio in violazione del presente articolo.

10. Esclusioni e Limitazioni di Responsabilità

10.1 Fatto salvo il dolo o la colpa grave, il Fornitore non risponde per danni indiretti, consequenziali, perdita di profitto, perdita di dati, perdita di avviamento, interruzione di attività o per inadempimenti derivanti da cause di forza maggiore o da Strumenti di Terzi.

10.2 La responsabilità complessiva del Fornitore per qualsiasi danno diretto risarcibile derivante dai presenti Termini è limitata, per ciascun anno contrattuale, ai corrispettivi effettivamente pagati dall'Utente al Fornitore nei 12 mesi precedenti l'evento dannoso. Le limitazioni ed esclusioni di responsabilità di cui al presente articolo non si applicano nei casi di dolo o colpa grave, di danni alla persona, né ai casi in cui la limitazione sia vietata da norme inderogabili.

10.3 Nessuna delle Parti sarà responsabile dell'inadempimento dovuto a eventi imprevedibili e inevitabili di forza maggiore. Le obbligazioni colpite saranno sospese per la durata dell'evento, fermo l'obbligo di informazione e la ragionevole mitigazione.

11. Proprietà Intellettuale e Licenze

11.1 Restano di proprietà dell'Utente i contenuti, i dati e i materiali da esso forniti. Restano di proprietà del Fornitore le metodologie, i modelli, i flussi, le configurazioni generiche, i template, il know-how e ogni componente preesistente o sviluppata dal Fornitore nell'ambito del Servizio, salvo specifica cessione o licenza diversa.

11.2 Il Fornitore concede all'Utente una licenza d'uso non esclusiva, non trasferibile e limitata alla durata del rapporto per l'utilizzo del Servizio, nei limiti e per le finalità qui previste.

11.3 Eventuali componenti di terzi sono soggetti alle rispettive licenze e condizioni d'uso.

12. Dati Personali e Compliance

12.1 Le Parti si impegnano a trattare i dati personali nel rispetto della normativa applicabile (Reg. UE 2016/679 e normativa nazionale). Qualora il Fornitore tratti dati personali per conto dell'Utente nell'erogazione del Servizio, il trattamento è disciplinato dall'Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA) ai sensi dell'art. 28 GDPR, che costituisce Allegato A ai presenti Termini, è riprodotto per esteso in calce ai medesimi, è reso disponibile nella Dashboard del Servizio ed è accettato dall'Utente contestualmente ai presenti Termini mediante la casella di accettazione di cui in premessa. L'Allegato A ha versione e data di entrata in vigore proprie; le sue modifiche seguono l'art. 16. Il DPA disciplina, tra l'altro, oggetto e finalità del trattamento, sub-responsabili, eventuali trasferimenti extra-UE, misure di sicurezza, gestione delle violazioni dei dati, tempi di conservazione e modalità di cancellazione o restituzione dei dati alla cessazione del rapporto. In tale ambito le Parti definiscono i rispettivi ruoli e responsabilità privacy.

12.2 L'Utente dichiara di aver adempiuto agli obblighi informativi verso gli interessati per i trattamenti effettuati tramite il Servizio, incluse le registrazioni di chiamate se attivate, e si impegna a predisporre idonee basi giuridiche per i trattamenti. L'informativa agli interessati chiamati costituisce obbligo distinto e ulteriore rispetto all'informativa sull'interazione con un sistema di IA di cui al comma 9-bis.2, e va resa all'inizio della chiamata. Le registrazioni delle chiamate, le relative trascrizioni e gli esiti delle analisi conversazionali sono conservati per 12 (dodici) mesi dalla data della chiamata e sono successivamente cancellati; restano salvi i metadati di traffico e di consumo necessari alla fatturazione e alla prova dei corrispettivi, conservati secondo l'art. 17.1. L'Utente può in ogni momento richiedere la cancellazione anticipata secondo quanto previsto all'art. A.11.3 dell'Allegato A.

12.3 Il Fornitore adotterà misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'art. 32 GDPR.

13. Riservatezza

13.1 Ciascuna Parte si impegna a mantenere riservate le Informazioni Confidenziali ricevute dall'altra Parte e a non divulgarle a terzi, se non nella misura strettamente necessaria per l'esecuzione del rapporto o per obbligo di legge.

13.2 L'obbligo di riservatezza perdura per 3 anni successivi alla cessazione del rapporto, salvo diverse disposizioni di legge o accordi specifici.

14. Supporto, Assistenza e Aggiornamenti

14.1 Il Fornitore fornirà supporto tecnico dalle 9 alle 18, dal lunedì al venerdì. Eventuali livelli di servizio di supporto premium saranno oggetto di specifica offerta.

14.2 Il Fornitore potrà proporre aggiornamenti e ottimizzazioni del modello e delle conversazioni sulla base dei dati di esercizio, previo consenso dell'Utente e nel rispetto della privacy.

14.3 L'Utente configura e aggiorna il Servizio in autonomia tramite la Dashboard, senza limiti al numero di modifiche e senza corrispettivi ulteriori rispetto al canone del piano prescelto. Le attività di configurazione che l'Utente richieda al Fornitore e che non siano eseguibili in autonomia tramite la Dashboard sono oggetto di specifica offerta.

15. Durata, Rinnovo, Recesso e Sospensione

15.1 Il rapporto decorre dalla data di attivazione del Servizio — o, se antecedente, dall'inizio del periodo di prova gratuito di cui all'art. 5.4 — e ha la durata pari al periodo di fatturazione indicato nel piano di abbonamento prescelto. Alla scadenza, si rinnoverà tacitamente per eguale periodo, salvo disdetta. L'Utente può comunicare la disdetta in qualsiasi momento tramite la Dashboard, senza preavviso e senza oneri: la disdetta produce effetto alla scadenza del periodo di fatturazione in corso, durante il quale il Servizio resta pienamente fruibile e il canone già addebitato non è rimborsabile. Il Fornitore può comunicare la disdetta con un preavviso non inferiore a 30 giorni rispetto alla scadenza del periodo di fatturazione in corso.

15.2 Restano salvi gli obblighi di pagamento per i servizi fruiti fino alla data di efficacia della cessazione. Il Credito residuo non è rimborsabile né convertibile in denaro, fatto salvo quanto previsto da norme inderogabili.

15.3 Ciascuna Parte potrà recedere per giusta causa con effetto immediato in caso di grave inadempimento dell'altra Parte, non sanato entro 15 giorni dalla ricezione di una diffida scritta.

15.4 In caso di modifiche unilaterali dei costi da parte dei terzi fornitori che incidano in modo significativo sui corrispettivi, l'Utente potrà recedere con preavviso scritto di 30 giorni dalla comunicazione del Fornitore.

15.5 In caso di mancato pagamento, uso illecito, violazione grave delle limitazioni d'uso ovvero violazione dell'art. 9-bis, il Fornitore potrà sospendere il Servizio, previa comunicazione, fino alla regolarizzazione.

16. Modifiche ai Termini

16.1 Il Fornitore si riserva il diritto di modificare i presenti Termini per ragioni tecniche, operative, legali o per variazioni delle condizioni dei terzi fornitori. Le modifiche saranno comunicate all'Utente con congruo preavviso tramite la Dashboard, e-mail o altro canale idoneo.

16.2 La prosecuzione nell'utilizzo del Servizio successivamente all'entrata in vigore delle modifiche costituisce accettazione delle stesse. Le modifiche saranno comunicate con un preavviso non inferiore a 30 giorni rispetto alla loro entrata in vigore. In caso di modifiche che incidano in modo sostanziale e peggiorativo sui diritti dell'Utente o sui corrispettivi, l'Utente potrà recedere senza oneri entro il termine di preavviso; in tal caso il Credito residuo eventualmente non utilizzato sarà rimborsato.

17. Audit, Log e Reportistica

17.1 Il Fornitore manterrà log tecnici e di utilizzo per finalità di fatturazione, sicurezza, miglioramento del servizio e conformità. La conservazione avverrà per il tempo necessario alle finalità dichiarate.

17.2 L'Utente avrà accesso, su base periodica e tramite la Dashboard, a report di utilizzo e performance del Servizio. Ulteriori report personalizzati potranno essere forniti come servizio a pagamento. I log del Fornitore costituiscono prova dei corrispettivi e dei consumi.

18. Non Sollecitazione

18.1 Per tutta la durata del rapporto e per 12 mesi successivi, l'Utente si impegna a non assumere o ingaggiare, direttamente o indirettamente, personale chiave del Fornitore coinvolto nell'erogazione del Servizio, salvo consenso scritto del Fornitore. Per "personale chiave" si intendono le risorse del Fornitore che siano state direttamente coinvolte nell'erogazione del Servizio all'Utente nei dodici mesi precedenti. Il presente impegno non si applica alle assunzioni conseguenti a candidature spontanee o ad annunci di lavoro di carattere generale non specificamente rivolti a tale personale.

19. Cessione del Contratto

19.1 L'Utente non potrà cedere il rapporto, in tutto o in parte, senza il preventivo consenso scritto del Fornitore, fatto salvo il trasferimento a società del medesimo gruppo o in caso di cessione d'azienda o ramo d'azienda. Il Fornitore potrà cedere il rapporto a soggetti terzi nell'ambito di operazioni straordinarie, dandone comunicazione all'Utente.

20. Comunicazioni

20.1 Le comunicazioni dell'Utente al Fornitore ai fini dei presenti Termini dovranno essere effettuate per iscritto all'indirizzo PEC serial@pecimprese.it. Le comunicazioni del Fornitore all'Utente saranno effettuate tramite la Dashboard, l'indirizzo e-mail registrato dall'Utente o altro canale idoneo.

21. Legge Applicabile e Foro Competente

21.1 I presenti Termini sono regolati dalla legge italiana. Per ogni controversia inerente validità, interpretazione, esecuzione e cessazione del rapporto sarà competente in via esclusiva il Foro di Roma, con esclusione di ogni altro foro concorrente.

22. Disposizioni Finali

22.1 In caso di contrasto tra i presenti Termini e il piano economico/listino prescelto, prevarrà il piano economico/listino e, in subordine, il presente testo; sono in ogni caso inderogabili e prevalenti le previsioni dell'art. 9-bis e le altre clausole di conformità normativa.

22.2 L'eventuale nullità o invalidità di una clausola non comporterà la nullità dell'intero accordo; la clausola invalida sarà sostituita da una previsione valida che si avvicini il più possibile alla volontà originaria delle Parti.

22.3 Nessuna tolleranza o ritardo nell'esercizio di un diritto costituirà rinuncia allo stesso.

Approvazione Specifica delle Clausole (artt. 1341 e 1342 c.c.)

Spuntando la seconda apposita casella dedicata, l'Utente dichiara di aver letto attentamente e di approvare specificamente, ai sensi e per gli effetti degli artt. 1341 e 1342 del codice civile, le seguenti clausole dei presenti Termini:

2.4 (cessazione automatica delle componenti accessorie e assenza di portabilità); 3.2-3.3 (responsabilità per contenuti e manleva); 5.3 (non cumulabilità e non rimborsabilità dei minuti inclusi); 5.4 (prosecuzione automatica a titolo oneroso alla cessazione del periodo di prova); 6.2-6.5 (autorizzazione all'addebito automatico del canone e del Credito, ricarica automatica e sospensione per mancato pagamento); 8 (uso di Strumenti di Terzi e relative limitazioni); 9 (limitazioni d'uso e responsabilità dell'Utente); 9-bis (conformità al Regolamento (UE) 2024/1689, limitazioni d'uso, sospensione immediata e manleva); 10 (esclusioni e limitazioni di responsabilità; limitazione del massimale); 11 (proprietà intellettuale e licenze); 15.1 (rinnovo tacito); 15.2 (non rimborsabilità del Credito residuo); 15.3-15.5 (recesso e sospensione); 16 (facoltà di modifica unilaterale dei Termini); 17 (log e reportistica quale prova dei corrispettivi); 18 (non sollecitazione); 19 (cessione del contratto); 21 (foro competente esclusivo); 22.1-22.3 (prevalenza del piano economico, salvaguardia e rinuncia).

Allegato A — Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA)

Versione 1.1 — In vigore dal 10 agosto 2026

Il presente Accordo sul Trattamento dei Dati (l'"Accordo" o il "DPA") costituisce Allegato A e parte integrante dei Termini e Condizioni di Utilizzo del Servizio "Agenti Vocali By Facile Automatizzare" (i "Termini") ed è concluso tra:

• l'Utente, quale Titolare del trattamento ai sensi dell'art. 4, n. 7, del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR"), per i dati personali degli interlocutori e dei contatti che egli tratta tramite il Servizio (il "Titolare"); e
• Serial srl, con sede legale in Roma, Via Gualtiero Serafino n. 20, C.F./P.IVA 18246331005, quale Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 4, n. 8, GDPR (il "Responsabile" o il "Fornitore").

Conclusione dell'Accordo. Il Servizio è erogato in modalità interamente self-service. Il presente Accordo è concluso, ai sensi e per gli effetti dell'art. 28, par. 9, GDPR, in forma elettronica, mediante la spunta con cui l'Utente accetta i Termini nella Dashboard del Servizio. La piattaforma registra e conserva, per ciascuna accettazione, data e ora rilevate dal server, indirizzo IP, versione del documento e impronta crittografica del testo esattamente mostrato: tale registrazione costituisce la forma scritta elettronica dell'Accordo.

Rapporto con i Termini. In caso di contrasto tra il presente Accordo e i Termini, in materia di protezione dei dati personali prevale il presente Accordo. Restano ferme le previsioni dei Termini che non siano con esso incompatibili.

A.1 Definizioni

I termini "dati personali", "trattamento", "titolare del trattamento", "responsabile del trattamento", "interessato", "violazione dei dati personali", "autorità di controllo" e "categorie particolari di dati personali" hanno il significato loro attribuito dal GDPR. Per "Dati del Cliente" si intendono i dati personali trattati dal Responsabile per conto del Titolare nell'esecuzione del Servizio. Per "Sub-responsabile" si intende il responsabile del trattamento incaricato dal Responsabile ai sensi dell'art. 28, parr. 2 e 4, GDPR.

A.2 Ruoli delle Parti e ambito

A.2.1 Con riferimento ai Dati del Cliente, l'Utente agisce quale Titolare e il Fornitore quale Responsabile. L'Utente determina finalità e mezzi del trattamento configurando il Servizio; il Fornitore tratta i Dati del Cliente esclusivamente per erogare il Servizio secondo le istruzioni documentate del Titolare.

A.2.2 Il Fornitore agisce invece quale autonomo Titolare rispetto ai dati relativi all'account dell'Utente e ai suoi incaricati (dati anagrafici e di fatturazione, credenziali, log di accesso, dati di supporto, dati di utilizzo aggregati per finalità di fatturazione, sicurezza e adempimenti di legge). Tali trattamenti sono descritti nell'Informativa sulla Privacy del Fornitore e non sono oggetto del presente Accordo.

A.2.3 L'Utente garantisce di disporre di una base giuridica idonea per i trattamenti che effettua tramite il Servizio e di aver assolto gli obblighi informativi verso gli interessati ai sensi degli artt. 13 e 14 GDPR, secondo quanto previsto all'art. 12.2 dei Termini. Il Fornitore non verifica nel merito le liste di contatti, i contenuti e le configurazioni caricati dall'Utente.

A.3 Oggetto, durata, natura e finalità del trattamento

A.3.1 Oggetto e natura. Il trattamento consiste nelle operazioni necessarie a erogare il Servizio: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione mediante modelli di intelligenza artificiale, trascrizione, comunicazione ai Sub-responsabili strettamente necessari e cancellazione dei Dati del Cliente.

A.3.2 Finalità. Gestione e automazione di conversazioni vocali e testuali tramite Agenti AI, risposta a richieste informative, fissazione di appuntamenti, qualificazione di contatti, produzione di trascrizioni, esiti, reportistica e metriche di utilizzo, e ogni altra funzionalità attivata dall'Utente tramite la Dashboard.

A.3.3 Durata. Il trattamento ha la durata del rapporto contrattuale disciplinato dai Termini e prosegue per il tempo strettamente necessario ad adempiere agli obblighi di cui all'art. A.11.

A.3.4 Il dettaglio dei tipi di dati personali e delle categorie di interessati è riportato nell'Appendice 1.

A.4 Istruzioni documentate del Titolare

A.4.1 Il Fornitore tratta i Dati del Cliente soltanto su istruzione documentata del Titolare, anche in caso di trasferimento verso un Paese terzo, salvo che vi sia tenuto per obbligo di legge dell'Unione o dello Stato membro cui è soggetto; in tal caso il Fornitore informa il Titolare prima del trattamento, salvo che il diritto applicabile lo vieti per rilevanti motivi di interesse pubblico (art. 28, par. 3, lett. a, GDPR).

A.4.2 Costituiscono istruzioni documentate del Titolare: i Termini, il presente Accordo, la configurazione del Servizio impostata dall'Utente tramite la Dashboard e le eventuali istruzioni ulteriori impartite per iscritto. Il Fornitore informa immediatamente il Titolare qualora, a suo parere, un'istruzione violi il GDPR o altre disposizioni in materia di protezione dei dati (art. 28, par. 3, ultimo periodo, GDPR).

A.4.3 (Divieto di uso per l'addestramento di modelli generalizzati). Il Fornitore non utilizza, e vincola i propri Sub-responsabili a non utilizzare, il contenuto delle conversazioni, le registrazioni, le trascrizioni e gli esiti di analisi per l'addestramento, il riaddestramento o la messa a punto di modelli di intelligenza artificiale generalizzati o comunque destinati a soggetti diversi dal Titolare. Eventuali attività di ottimizzazione riferite al solo servizio del Titolare sono subordinate al consenso di quest'ultimo ai sensi dell'art. 14.2 dei Termini.

A.4.4 Il Fornitore non tratta i Dati del Cliente per finalità proprie, né li vende, né li utilizza per finalità pubblicitarie o di profilazione a beneficio di terzi.

A.5 Riservatezza

Il Fornitore garantisce che le persone autorizzate al trattamento dei Dati del Cliente si sono impegnate alla riservatezza o hanno un adeguato obbligo legale di riservatezza (art. 28, par. 3, lett. b, GDPR) e ricevono istruzioni e formazione adeguate. L'accesso ai Dati del Cliente è limitato al personale che ne abbia effettiva necessità per l'erogazione del Servizio, l'assistenza tecnica o la sicurezza.

A.6 Misure di sicurezza

A.6.1 Il Fornitore adotta le misure tecniche e organizzative adeguate di cui all'art. 32 GDPR, tenendo conto dello stato dell'arte, dei costi di attuazione, della natura, dell'oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento, nonché del rischio per i diritti e le libertà degli interessati. Le misure adottate alla data di entrata in vigore del presente Accordo sono descritte nell'Appendice 3.

A.6.2 Il Fornitore può aggiornare le misure di sicurezza nel corso del rapporto, purché il livello di protezione non risulti diminuito.

A.7 Sub-responsabili

A.7.1 (Autorizzazione generale). Il Titolare conferisce al Fornitore autorizzazione generale scritta al ricorso a Sub-responsabili, ai sensi dell'art. 28, par. 2, GDPR. I Sub-responsabili in essere alla data di entrata in vigore del presente Accordo sono elencati nell'Appendice 2.

A.7.2 (Nuovi Sub-responsabili e opposizione). Il Fornitore informa il Titolare di ogni prevista aggiunta o sostituzione di Sub-responsabili con un preavviso di almeno 30 giorni, tramite la Dashboard o all'indirizzo e-mail registrato. Entro tale termine il Titolare può opporsi per motivi ragionevoli e documentati attinenti alla protezione dei dati. In caso di opposizione le Parti cooperano in buona fede per individuare una soluzione alternativa; ove non sia possibile, ciascuna Parte può recedere dal rapporto limitatamente ai servizi interessati, con diritto del Titolare al rimborso pro rata dei corrispettivi già pagati per il periodo non fruito.

A.7.3 (Obblighi equivalenti). Il Fornitore impone contrattualmente a ciascun Sub-responsabile obblighi di protezione dei dati non meno onerosi di quelli previsti dal presente Accordo, ai sensi dell'art. 28, par. 4, GDPR, e risponde nei confronti del Titolare dell'inadempimento degli obblighi di protezione dei dati da parte del Sub-responsabile.

A.8 Trasferimenti verso Paesi terzi

A.8.1 Il database della piattaforma è ospitato nell'Unione europea. Alcuni Sub-responsabili elencati nell'Appendice 2 hanno sede negli Stati Uniti: i relativi trattamenti possono comportare trasferimenti di dati personali extra-UE/SEE.

A.8.2 Tali trasferimenti avvengono esclusivamente in presenza di garanzie adeguate ai sensi degli artt. 44-49 GDPR, e in particolare sulla base delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione europea con decisione di esecuzione (UE) 2021/914 e/o dell'adesione dell'importatore all'EU-US Data Privacy Framework, ove certificato, unitamente alle misure supplementari eventualmente necessarie.

A.8.3 Il Titolare può ottenere copia o riferimento delle garanzie adottate facendone richiesta ai recapiti di cui all'art. A.15.

A.9 Assistenza per i diritti degli interessati

A.9.1 Tenendo conto della natura del trattamento, il Fornitore assiste il Titolare con misure tecniche e organizzative adeguate, nella misura in cui ciò sia possibile, al fine di soddisfare l'obbligo del Titolare di dare seguito alle richieste per l'esercizio dei diritti di cui al Capo III GDPR (art. 28, par. 3, lett. e). La Dashboard mette a disposizione del Titolare le funzioni di consultazione e di cancellazione dei Dati del Cliente, che consentono di dare seguito in autonomia alle richieste di accesso, rettifica e cancellazione. L'estrazione dei dati in formato strutturato e di uso comune, ove necessaria per dare seguito a una richiesta di portabilità, è fornita dal Fornitore su richiesta del Titolare entro 15 giorni.

A.9.2 Qualora il Fornitore riceva direttamente da un interessato una richiesta relativa ai Dati del Cliente, non vi dà seguito autonomamente e la inoltra al Titolare senza ingiustificato ritardo.

A.10 Assistenza per sicurezza, violazioni e valutazione d'impatto

A.10.1 Il Fornitore assiste il Titolare nel garantire il rispetto degli obblighi di cui agli artt. 32-36 GDPR, tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni a sua disposizione (art. 28, par. 3, lett. f).

A.10.2 (Violazioni dei dati personali). Il Fornitore informa il Titolare senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore dal momento in cui viene a conoscenza di una violazione dei dati personali che riguardi i Dati del Cliente, fornendo le informazioni ragionevolmente disponibili e necessarie al Titolare per adempiere agli obblighi di cui agli artt. 33 e 34 GDPR. La notifica all'autorità di controllo e la comunicazione agli interessati restano di competenza del Titolare.

A.10.3 (Valutazione d'impatto). Il Fornitore fornisce al Titolare, su richiesta, le informazioni necessarie a svolgere la valutazione d'impatto sulla protezione dei dati di cui all'art. 35 GDPR e l'eventuale consultazione preventiva di cui all'art. 36, limitatamente agli aspetti del trattamento di propria competenza.

A.11 Cancellazione o restituzione dei dati

A.11.1 Alla cessazione del rapporto disciplinato dai Termini, il Fornitore, a scelta del Titolare comunicata entro 30 giorni dalla cessazione, cancella i Dati del Cliente ovvero li restituisce in formato strutturato e di uso comune, cancellando le copie esistenti, salvo che il diritto dell'Unione o dello Stato membro preveda la conservazione dei dati (art. 28, par. 3, lett. g, GDPR).

A.11.2 In assenza di scelta comunicata dal Titolare nel termine di cui sopra, il Fornitore procede alla cancellazione. La cancellazione è completata entro 30 giorni dalla scelta o dalla scadenza del termine, fatta salva la rimozione dalle copie di backup, che avviene secondo il normale ciclo di rotazione dei backup e comunque entro 90 giorni.

A.11.3 Durante il rapporto, i Dati del Cliente sono conservati secondo i seguenti periodi:

Il Titolare può in ogni momento richiedere la cancellazione anticipata di specifici Dati del Cliente tramite la Dashboard o i recapiti di cui all'art. A.15. Alla cessazione del rapporto si applica in ogni caso l'art. A.11.1.

A.12 Informazioni e audit

A.12.1 Il Fornitore mette a disposizione del Titolare tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi di cui all'art. 28 GDPR e consente e contribuisce ad attività di revisione, comprese le ispezioni, realizzate dal Titolare o da un altro soggetto da questi incaricato (art. 28, par. 3, lett. h).

A.12.2 L'esercizio del diritto di audit avviene previo preavviso scritto di almeno 30 giorni, durante il normale orario lavorativo, non più di una volta per anno contrattuale salvo che l'audit sia richiesto da un'autorità di controllo o faccia seguito a una violazione dei dati personali, senza interferire in modo sproporzionato con l'operatività del Fornitore e nel rispetto della riservatezza dei dati di altri clienti. Il Fornitore può assolvere agli obblighi del presente articolo anche mettendo a disposizione documentazione, questionari compilati o relazioni di audit indipendenti, ove disponibili e idonei allo scopo.

A.12.3 I costi dell'audit sono a carico del Titolare, salvo che l'audit accerti una violazione del presente Accordo imputabile al Fornitore.

A.13 Registro dei trattamenti

Il Fornitore tiene il registro delle categorie di attività di trattamento svolte per conto del Titolare ai sensi dell'art. 30, par. 2, GDPR, e ne mette a disposizione un estratto su richiesta motivata del Titolare.

A.14 Responsabilità

A.14.1 La responsabilità delle Parti ai sensi del presente Accordo è disciplinata dall'art. 82 GDPR e, per quanto contrattualmente disponibile, dall'art. 10 dei Termini. Le limitazioni di responsabilità ivi previste non si applicano ove ciò sia vietato da norme inderogabili.

A.14.2 Il Titolare manleva il Fornitore dalle conseguenze pregiudizievoli derivanti dal trattamento di dati caricati o generati tramite configurazioni dell'Utente in violazione dell'art. A.2.3, degli artt. 9 e 9-bis dei Termini o della normativa applicabile.

A.15 Comunicazioni, modifiche e legge applicabile

A.15.1 Le comunicazioni relative al presente Accordo, incluse le richieste di cui agli artt. A.8.3, A.9.2, A.11 e A.12, sono inviate all'indirizzo privacy@yovendo.ai ovvero, ove sia richiesta la forma della comunicazione certificata, all'indirizzo PEC serial@pecimprese.it. Le comunicazioni del Fornitore al Titolare avvengono tramite la Dashboard o l'indirizzo e-mail registrato dall'Utente.

A.15.2 Il presente Accordo ha versione e data di entrata in vigore proprie. Le modifiche sostanziali sono comunicate e producono effetto secondo l'art. 16 dei Termini e comportano una nuova accettazione secondo le modalità di cui in premessa.

A.15.3 Il presente Accordo è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Roma, come previsto all'art. 21 dei Termini.

Appendice 1 — Dettagli del trattamento

Categorie di interessati

• interlocutori delle conversazioni vocali e testuali gestite dagli Agenti AI (clienti, potenziali clienti, contatti dell'Utente);
• persone i cui dati sono contenuti nelle rubriche, nelle liste di contatti e nei materiali caricati dall'Utente;
• incaricati e collaboratori dell'Utente che utilizzano la Dashboard, limitatamente ai dati che compaiono nelle conversazioni.

Tipi di dati personali

• dati identificativi e di contatto: nome, cognome, numero di telefono, indirizzo e-mail, ragione sociale, ruolo;
• contenuto delle conversazioni: registrazioni audio delle chiamate (ove attivate), trascrizioni, messaggi testuali;
• dati generati dal Servizio: esiti della conversazione, qualificazione del contatto, appuntamenti fissati, note, metriche e metadati della chiamata (data e ora, durata, numero chiamante e chiamato, esito tecnico);
• dati di calendario, ove l'Utente attivi l'integrazione: disponibilità (free/busy) ed eventi del calendario connesso;
• ogni ulteriore dato personale contenuto nei materiali, nelle knowledge base e nelle configurazioni caricati dall'Utente.

Categorie particolari di dati (art. 9 GDPR)

Il Servizio non è destinato al trattamento di categorie particolari di dati personali né di dati relativi a condanne penali e reati (art. 10 GDPR). L'Utente si astiene dal configurare il Servizio in modo da raccoglierli o sollecitarli. Qualora tali dati siano comunicati spontaneamente da un interlocutore nel corso della conversazione, il loro trattamento avviene sotto l'esclusiva responsabilità del Titolare, che deve disporne di una base giuridica ai sensi dell'art. 9, par. 2, GDPR.

Natura del dato vocale

Il trattamento della voce dell'interlocutore avviene ai soli fini della comprensione e della gestione della conversazione. Il Servizio non effettua identificazione o verifica biometrica della persona fisica: la voce non è pertanto trattata come dato biometrico ai sensi dell'art. 4, n. 14, GDPR.

Frequenza e durata del trattamento

Trattamento continuativo per tutta la durata del rapporto contrattuale.

Appendice 2 — Elenco dei Sub-responsabili

Con riferimento ai dati di pagamento, Stripe agisce quale autonomo titolare del trattamento per gli aspetti antifrode e di conformità alle regole dei circuiti di pagamento.

L'elenco aggiornato dei Sub-responsabili è quello riportato nella versione dell'Allegato A pubblicata sul sito del Fornitore e resa disponibile nella Dashboard del Servizio, e può essere richiesto in ogni momento a privacy@yovendo.ai. Le variazioni sono comunicate secondo l'art. A.7.2.

Appendice 3 — Misure tecniche e organizzative

Cifratura e protezione dei dati

• cifratura dei dati in transito mediante TLS su tutti i canali applicativi e verso i Sub-responsabili;
• cifratura dei dati a riposo sul database applicativo e sull'archiviazione dei contenuti;
• conservazione dei segreti applicativi e dei token di accesso ai servizi di terzi in forma protetta e revocabile.

Controllo degli accessi

• autenticazione individuale degli utenti della Dashboard;
• isolamento logico dei dati per cliente, con regole di accesso applicate a livello di database;
• accesso del personale del Fornitore limitato a quanto necessario per erogazione, assistenza e sicurezza, con credenziali nominative;
• registrazione degli accessi e delle operazioni rilevanti in un registro di audit.

Resilienza e continuità

• backup periodici del database gestiti dal fornitore di hosting, con possibilità di ripristino a un punto nel tempo;
• infrastruttura ridondata e monitoraggio della disponibilità del Servizio;
• registrazione e sorveglianza degli errori applicativi.

Governo del processo

• gestione delle modifiche tramite controllo di versione e revisione del codice;
• verifiche automatiche in fase di rilascio, incluse quelle che impediscono la messa in esercizio di configurazioni di agente prive della dichiarazione di natura artificiale;
• procedura interna di gestione degli incidenti di sicurezza e delle violazioni dei dati personali, con i termini di notifica di cui all'art. A.10.2;
• impegno alla riservatezza del personale autorizzato e istruzioni documentate sul trattamento.

Le misure sopra descritte sono quelle in essere alla data di entrata in vigore del presente Accordo e possono essere aggiornate secondo l'art. A.6.2.